В настоящее время переписка по электронной почте [ e-mail ] является самым популярным и доступным способом общения в сети Интернет.
      В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной.
      Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики - стиль письма и манера изложения в зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.
      Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала электронную почту... Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых:
      * Электронная почта предназначена прежде всего для связи между знакомыми людьми и режим работы с ней приравнивается к обычному телефонному разговору, только «заочному». По электронной почте можно обращаться к незнакомым людям, но при условии, что адрес был опубликован его владельцем.
      * Отправка незатребованной корреспонденции является нарушением правил сетевого этикета и называется электронным спамом. В зависимости от грубости нарушения спаммер может быть наказан. Сервер поставщика услуг Интернета, через которого в сеть поступило сообщение, устанавливается очень просто, а через него легко устанавливается и конкретный нарушитель.
      * При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля: «Тема» («Subject»), «Кому» («To») [e – mail адрес получателя], «Важность письма» (это при необходимости). Иногда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обращаем Ваше внимание на то, что при отправке электронного письма обязательно следует заполнять поле «Тема» (иначе письмо может быть удаленно) - из-за опасения получить в письме вирус или спам, многие пользователи удаляют сообщения без темы или с подозрительной темой, даже не читая.
      * К незнакомым людям можно обращаться с просьбами о консультации, с вежливыми предложениями и пожеланиями, не претендуя на получение ответа. Как правило, обращения, относящиеся к сфере профессиональных или личных интересов корреспондента, вызывают доброжелательный отклик. Неполучение ответа следует рассматривать как нежелательность или невозможность установления контакта и повторять обращение не следует.
      * При обращении к незнакомым людям следует воздерживаться от просьб, вызывающих необходимость использования других средств связи, отличных от электронной почты.
      * В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета.
      * Есть и свои правила ответа на сообщения электронной почты. Содержание ответа зависит от того, получено ли оно от известного источника или от неизвестного. Если Вы отвечаете на деловое письмо, то рекомендуется оставить весь прежний текст без изменений, а сверху написать свой ответ.
      * Отвечать знакомым людям следует так, как обычно отвечают по телефону, не затягивая с ответом более чем на сутки. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо или в данный момент выполнить поступившую просьбу нельзя, следует прямо об этом сообщить, рекомендуется также объяснить причины задержки. Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.
      * Сообщения электронной почты могут иметь вложения. Так, например, к электронному письму может быть приложен файл с фотографией или, например, с программой. Форматированные документы, выполненные в текстовом процессоре (например, проекты договоров), также иногда прикладывают к электронному письму. Хорошим тоном считается подтверждение получения письма с вложением, чтобы отправитель точно знал, что вложение дошло и нормально открылось.
      * Если письмо с вложением получено от знакомого человека, значит, в тексте письма он обязательно должен был указать, что он приложил и зачем. Если письмо с вложением получено от незнакомого лица, файл вложения следует удалить, не читая и не просматривая, каким бы заманчивым ни было предложение им воспользоваться. Программные файлы, рассылаемые таким образом, часто содержат вирусы, а файлы документов — макровирусы.
      * Для выражения эмоций в переписке посредством электронной почты используют схематические изображения человеческого лица, так называемые смайлики (англ. smiley, "улыбочка"). При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, мимика и жесты. Минус общения через электронную почту заключается в том, что она лишает возможности обмениваться эмоциями; тем не менее удалось частично преодолеть этот недостаток - в настоящее время в виртуальном общении, в том числе через e-mail, широко используются так называемые "смайлики" (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Однако не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию не серьезного человека.
      * Подписывайте свои послания. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать Вас, при этом обязательно включайте в подпись несколько возможных способов связи с Вами: адрес электронной почты, номера телефонов, факс.
      Помните, что e-mail - средство связи с живыми людьми - перед тем, как послать письмо, прочтите его внимательно еще раз и поставьте себя на место получателя.